Politica de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S.

NIT: 900299043-5

Esta política se establece de conformidad con la ley 1581 de 2012, la cual dicta las disposiciones generales para el adecuado Tratamiento de Datos Personales. PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de los titulares de quien reposan datos en las bases actuales d la empresa, establece la siguiente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el fin de garantizar que la recolección y el tratamiento de los mismos se ajusten a la normatividad legal vigente.

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se elabora de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que regula la Protección de Datos Personales y establece las garantías y mecanismos legales a cumplir en Colombia, con respecto al tratamiento de esta información y demás disposiciones complementarias.

• DEFINICIONES

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
2. Aviso de Privacidad:  documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable, que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de la Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como Titular.
3. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
5. Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva.

• Dato Privado: es el dato que por su Naturaileza intima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Datos Sensibles:  se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Reclamo: solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus daros personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y /o el Tratamiento de los datos.
• Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

En desarrollo del objeto social PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., podrá hacer uso de datos personales para:

1. Ejecutar la relación existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
2. Administrar y operar, directamente o por medio de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.

• Desarrollar las actividades propias del área de Recursos Humanos dentro de tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
• Realizar los pagos derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
• Registrar información de empleados (activos e inactivos), en la base de datos de PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. 
• Para desarrollar las actividades de capacita citación y formación de los empleados.
• Para la evaluación del cumplimiento de las obligaciones y proceder a hacer registro en los sistemas de la empresa para procesar pagos y verificar pendientes.
• Extender invitación a proveedores para participar en procesos de selección, eventos organizados o patrocinados por PLÁSTICOS AMBIENTALES SAS.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos.
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Proveer los servicios requeridos por sus clientes.
• Informar sobre nuevos servicios o sobre cambios en los mismos.
• Para poder cumplir las obligaciones comerciales que se tengan con los clientes y/o proveedores.
• Transferir la información recolectada en las distintas áreas de la empresa cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
• El envío de propuestas comerciales a la dirección física, correo electrónico o celular, información sobre servicios actuales o futuros, promociones y publicidad de los mismos clientes actuales y potenciales.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Generar órdenes de compra, pedidos, servicios pos-venta u órdenes de prestación de servicios.  
• Establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios.

Si un dato es proporcionado, dicha información será utilizada solo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, salvo que: 

• Exista autorización expresa para hacerlo
• Sea necesario para permitir a contratistas o agentes prestar los servicios encomendados
• Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos
• Sea requerido o permitido por la ley

• PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. no efectuara el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 

• Haya autorización explícita del titular para el Tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento se refiere a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de in derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, casos en los cuales deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.

De igual manera si se llegara a solicitar la Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el Titular estará informado de que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información y además se informara al Titular de forma explícita y previa de los requisitos generales para la autorización de cualquier tipo de Dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento para posteriormente obtener su consentimiento expreso.    

• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 PLÁSTICOS AMBIENTALES SAS sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, PLÁSTICOS AMBIENTALES SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

• PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de Datos Personales estará regido por los siguientes principios:

1. Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recolectados, debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.  

• Principio de libertad: el Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan el en Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S.

• Derecho a conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos en cualquier momento, frente a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales 
• Ser informado por PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., previa solicitud, respecto al uso que se les ha dado a sus datos personales
• Derecho a presentar quejas en la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre el tratamiento de datos personales
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S.  

• CASOS EN LOS QUE NO SERA NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

• La información requerida es por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial solicita dicha información.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• DEBERES DE PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. RESPECTO A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

• Garantizar el titular, en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Procurar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
• Conservar la información recolectada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Establecer que el responsable del tratamiento este autorizado para suministrar los datos personales que tratara como encargado.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. 
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presentan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento este previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Garantizar que la información que se brinde al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento de datos todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que esté proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 
• Informa al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

1. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. 

1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con anticipación o al momento de realizar la recolección del dato personal, PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permiten conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita el en artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

1. AVISO DE PRIVACIDAD   

Al tramitar la respectiva autorización PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. informará al Titular de los Datos personales, lo siguiente:

• Quién es el responsable o encargado de recopilar la información
• Tratamiento que se dará a los Datos recolectados y finalidades con que serán usados
• Derechos que le asisten al Titular y el procedimiento para ejercer los mismos
• El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles

1. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. identificada con nit 900.299.043-5, ha designado a la Dirección Administrativa como área encargada de atender solicitudes, peticiones, consultas, quejas y reclamos, ante la cual los Titulares de Datos Personales pueden ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos o revocar la autorización.

Las consultas con respecto a la información básica o el reclamo en caso de solicitud de corrección, actualización, supresión o queja sobre la información del Titular que se encuentra en las Bases de Datos de PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. se recibirán en el correo electrónico: pa@aliceblue-woodpecker-660371.hostingersite.com o por escrito en la dirección Carrera 48 B # 67 Sur 24 (Sabaneta), por medio del cual se dará el manejo pertinente a su caso. 

Al momento de presentar una queja, reclamo o solicitud por alguno de los medios anteriormente descritos se debe contener la identificación completa del Titular de la información, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud, teléfono, correo y dirección, acompañados de los documentos que se requiera hacer valer.

La consulta será atendida en un término de 10 días hábiles, contados a partir del día de recibo de la misma y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese término, se informará al interesado, explicando los motivos que generan la 

demora y se señalará la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 En cuanto al reclamo, si este resultase incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. incluirá en la Base de Datos en un término no mayor a 2 días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El solicitante recibirá una respuesta de PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. en atención a su reclamo dentro de los 15 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

1. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. estableció un mecanismo para solicitar la autorización a los Titulares de la información, a través de un formato específico, en el cual se incluye un formulario para obtener dicha autorización. 

1. VIGENCIA

La presente política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.

PLÁSTICOS AMBIENTALES S.A.S. se reserva el derecho a realizar actualización o modificación a esta política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación de responsable y las finalidades del Tratamiento, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, los Titulares serán informados de dichos cambios antes de su implementación y además se procederá a obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiere a la finalidad del Tratamiento.